Vorsorge

Im Bereich Vorsorge können Sie arbeitsmedizinische Vorsorgekampagnen für Ihren Standort verwalten. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, sich über einen öffentlichen Link oder QR-Code selbstständig für eine Vorsorgeuntersuchung anzumelden.

Was ist eine Vorsorgekampagne?

Eine Vorsorgekampagne ist ein zeitlich begrenzter Anmeldezeitraum für eine bestimmte arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchung. Sie erstellen die Kampagne, teilen den Zugangslink mit Ihren Mitarbeitern, und diese können sich eigenständig registrieren.

Anleitung für Mitarbeiter

Den vollständigen Ablauf für Ihre Mitarbeiter — von der Anmeldung über die Terminbuchung bis hin zum Vorsorgetermin — haben wir in einer ausführlichen Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengefasst.

PDF-Anleitung herunterladen

Die Anleitung steht Ihnen als PDF-Dokument zum Download bereit: :material-file-download: Anleitung Vorsorgekampagne herunterladen (PDF) Geben Sie diese Anleitung an Ihre Mitarbeiter weiter, damit diese den Anmeldeprozess und die Terminbuchung eigenständig durchführen können.

Kampagnenübersicht

In der Übersicht sehen Sie alle angelegten Vorsorgekampagnen für Ihren Standort. Jede Kampagne zeigt auf einen Blick:

Vorsorge-Art (z. B. Feuchtarbeit/Hautgefährdung oder Bildschirmarbeitsplatz)
Zeitraum der Kampagne
Status (Aktiv / Inaktiv)
Erstellt von — wer die Kampagne angelegt hat

Filtern

Nutzen Sie die Filterfunktionen, um Kampagnen nach Vorsorge-Art oder Status einzugrenzen.

Kampagne erstellen

Über den Button „Neue Kampagne" können Sie eine neue Vorsorgekampagne anlegen. Wählen Sie hierzu die gewünschte Vorsorge-Art aus und legen Sie den Anmeldezeitraum fest.

Derzeit stehen folgende Vorsorge-Arten zur Verfügung:

Feuchtarbeit / Hautgefährdung
Bildschirmarbeitsplatz

Kampagnendetails

Nach dem Öffnen einer Kampagne erhalten Sie eine Detailansicht mit folgenden Bereichen:

QR-Code & Zugangslink

Für jede Kampagne wird automatisch ein QR-Code generiert, über den Mitarbeiter direkt zur Anmeldeseite gelangen. Sie haben zwei Möglichkeiten, den QR-Code an Ihre Mitarbeiter weiterzugeben:

Zugangslink: Teilen Sie den Link direkt, z. B. per E-Mail oder Messenger.
Aushang herunterladen: Über den Download-Button erhalten Sie ein fertig gestaltetes Dokument mit QR-Code und allen relevanten Informationen. Dieses Dokument können Sie ausdrucken und im Restaurant aushängen.

Tipp

Hängen Sie das heruntergeladene Dokument gut sichtbar aus, z. B. am Schwarzen Brett oder in der Nähe des Pausenraums, damit möglichst viele Mitarbeiter auf die Vorsorgekampagne aufmerksam werden.

Anmeldungen

In der Übersichtstabelle sehen Sie alle Mitarbeiter, die sich für die Kampagne registriert haben, inklusive der hinterlegten Kontaktdaten.

Export & Dokumente

Excel-Export: Über den Export-Button können Sie alle Anmeldungen als Excel-Datei (XLSX) herunterladen.
Dokumente generieren: Für die Kampagne können bei Bedarf Dokumente und Bescheinigungen erstellt werden.

Hinweis

Die exportierten Daten enthalten personenbezogene Informationen. Bitte beachten Sie die geltenden Datenschutzbestimmungen bei der Weitergabe.

Benachrichtigungen

In den Einstellungen unter Benachrichtigungen können Sie festlegen, welche Personen benachrichtigt werden sollen, wenn sich ein Mitarbeiter für eine Vorsorgekampagne anmeldet. So bleiben Sie und Ihr Team stets informiert über neue Anmeldungen.

Tipp

Hinterlegen Sie mindestens eine verantwortliche Person, damit neue Anmeldungen nicht übersehen werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen — Benachrichtigungen.

Anmeldung durch Mitarbeiter

Mitarbeiter gelangen über den QR-Code oder den geteilten Link auf ein öffentliches Anmeldeformular. Dort werden folgende Angaben erfasst:

Vorname und Nachname
E-Mail-Adresse (optional)
Telefonnummer (optional)
Geburtsdatum
Bestätigung der Teilnahme

Nach erfolgreicher Anmeldung erhalten die Mitarbeiter per E-Mail oder SMS einen Link mit weiteren Informationen zur Terminbuchung sowie wichtigen Hinweisen zur Vorbereitung auf den Vorsorgetermin.

Anmeldezeitraum beachten

Eine Anmeldung ist nur innerhalb des festgelegten Kampagnenzeitraums möglich. Nach Ablauf der Frist ist das Formular nicht mehr zugänglich.

Mitarbeiter-Akten

Die Ansicht Mitarbeiter-Akten bietet eine zentrale Übersicht über alle Mitarbeiter, die sich jemals für eine Vorsorgekampagne an Ihrem Standort angemeldet haben.

Übersicht

Für jeden Mitarbeiter werden folgende Informationen angezeigt:

Vorname und Nachname
Geburtsdatum
E-Mail-Adresse und Telefonnummer (sofern angegeben)
Anzahl der bisherigen Kampagnen-Teilnahmen

Durch Anklicken eines Mitarbeiters gelangen Sie zur detaillierten Kampagnen-Historie mit allen Kampagnen, an denen der Mitarbeiter teilgenommen hat.

Automatische Wiedererkennung (Fuzzy Matching)

Bei jeder neuen Anmeldung zu einer Vorsorgekampagne prüft das System automatisch, ob der Mitarbeiter bereits eine bestehende Akte hat. Dadurch werden Duplikate vermieden und die gesamte Kampagnen-Historie bleibt in einer Akte zusammengefasst.

Die Erkennung erfolgt in vier aufeinanderfolgenden Stufen:

Stufe	Prüfung	Beispiel
1. Exakte Signatur	Vorname + Nachname + Geburtsdatum stimmen exakt überein	"Max Mustermann, 15.01.2000"
2. E-Mail	Gleiche E-Mail-Adresse, auch bei anderer Namensschreibweise	"m.mustermann@firma.de"
3. Telefonnummer	Gleiche Telefonnummer	"+49 171 1234567"
4. Unscharfer Name	Gleiches Geburtsdatum + ähnlicher Name (Tippfehler-tolerant)	"Maximillian" wird als "Maximilian" erkannt

Wie funktioniert der unscharfe Namensabgleich?

Das System berechnet den sogenannten Levenshtein-Abstand — die minimale Anzahl an Buchstabenänderungen, um einen Namen in den anderen umzuwandeln. Bei maximal 2 Änderungen wird ein Treffer erkannt. So werden typische Tippfehler, Umlaut-Variationen (ue/ü) und kleine Schreibfehler automatisch toleriert.

Tipp

Mitarbeiter sollten bei jeder Anmeldung möglichst dieselbe E-Mail-Adresse oder Telefonnummer verwenden. Dies stellt sicher, dass die automatische Zuordnung zur bestehenden Akte zuverlässig funktioniert.

Kosten & Bedingungen

Abrechnung

Die Kosten für arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen werden pro Teilnehmer abgerechnet, der die Untersuchung beim Betriebsarzt tatsächlich durchgeführt hat. Die aktuellen Preise je Vorsorgeart können Sie direkt in ITC care in der Preisübersicht auf der Vorsorgekampagnen-Seite einsehen.

Preise einsehen

Die Preise pro Teilnehmer werden Ihnen in ITC care angezeigt — sowohl in der Kampagnenübersicht als auch bei der Erstellung einer neuen Kampagne.

Bedingungen für Vorsorgetermine

Für alle über ITC care gebuchten Vorsorgetermine gelten folgende Bedingungen:

Verbindlichkeit: Der gebuchte Termin beim Betriebsarzt ist verbindlich und verpflichtend.
Absagefrist: Eine kostenfreie Absage ist nur bis spätestens 3 Werktage vor dem Termin möglich.
Nichterscheinen: Bei späterer Absage oder Nichterscheinen wird der Termin in Rechnung gestellt.
Bestätigung: Bitte bestätigen Sie den Termin nur, wenn Sie ihn auch tatsächlich wahrnehmen können.

Wichtig

Bitte informieren Sie Ihre Mitarbeiter über diese Bedingungen, bevor sie sich für eine Vorsorgekampagne anmelden. Die Bedingungen werden den Teilnehmern auch auf der Terminbuchungsseite angezeigt.

Kampagnen-Kalender

Über den Kalender-Button auf der Vorsorge-Seite öffnet sich eine Monatsübersicht aller Vorsorge-Kampagnen:

Startdatum-Markierung — Der Starttag jeder Kampagne wird farblich im Kalender hervorgehoben.
Typfarben — Feuchtarbeit wird blau, Bildschirmarbeit lila markiert.
Tagesdetails — Klicken Sie auf einen beliebigen Tag, um alle an diesem Tag aktiven Kampagnen mit Typ, Zeitraum und Status anzuzeigen. Auch Tage innerhalb eines Kampagnen-Zeitraums zeigen die zugehörigen Kampagnen in der Detailansicht an.
Statistiken — Aktive, geplante und abgeschlossene Kampagnen auf einen Blick.

Hinweis zur Kalenderansicht

Aus Performancegründen wird im Kalender nur der Starttag einer Kampagne farblich markiert — nicht der gesamte Zeitraum. Die Detailansicht (rechte Seite) zeigt jedoch korrekt alle Kampagnen an, die am gewählten Tag aktiv sind.